I. Pendahuluan
I.1. Latar Belakang
Untuk mewujudkan Pemerintahan yang baik, perlu diawali dengan “Reformasi Kepegawaian”. Reformasi kepegawaian mencakup kelembagaan, ketatalaksanaan dan Pegawai Negeri Sipil yang merupakan public personnel . Reformasi di bidang kepegawaian harus dimulai dari perencanaan, recruitment dan seleksi, pendidikan dan latihan, penempatan, mutasi dan promosi, gaji dan kesejahteraan sampai jaminan sosial hari tua, yang semuanya ini harus terintegrasi dalam satu sistem manajemen kepegawaian. Untuk membangun sistem manajemen kepegawaian diperlukan data Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang akurat dan lengkap yang dapat menjawab tantangan diatas.
Dari hasil PUPNS diperoleh jumlah PNS 3.648.005 orang. Jumlah ini jauh lebih kecil dibandingkan dengan perkiraan yang selama ini selalu dikatakan 4 juta orang, angka ini sangat beralasan karena setiap tahun tidak kurang dari Rp 3,2 triliun belanja pegawai disetor kembali ke KPKN, dan dari hasil PUPNS tersebut diperoleh 341.316 orang PNS yang status kepegawaiannya tidak jelas, hal ini mengambarkan betapa buruknya administrasi kepegawaian yang ada, PNS yang sudah pensiun, meninggal atau berhenti data kepegawainya tidak diperbaharui. Data PNS tidak up to date, sehingga jumlah PNS tidak diketahui secara pasti, dan data yang ada saling berbeda, pemutakhiran data tidak berjalan sebagaimana mestinya, baik di instansi, maupun Pemerintah Daerah.
Disamping itu ditemukan pula PNS yang punya NIP ganda, ataupun satu NIP dipakai lebih dari satu orang PNS, dan ada pula yang menggunakan NIP dari PNS yang sudah pensiun. permasalahan ini tentu menjadi fatal karena baru diketahui disaat salah satu dari yang bersangkutan akan pensiun, dan tentu ini hal ini akan sangat merugikan keuangan negara. Permasalahan lainnya seperti pemberian NIP, nota pertimbangan untuk mutasi kepegawaian seperti kenaikan pangkat, pensiun masih manual, sehingga sering terjadi pemberian NIP ganda, nomor pertimbangan ganda atau salah, pengetikan nama yang salah dan tanggal lahir salah dan tidak jarang terjadi PNS yang sedang menjalani hukuman disipilin tetap promosi ataupun naik pangkat ataupun PNS yang diberhentikan dengan tidak hormat, diangkat menjadi CPNS kembali, padahal ini bertentangan dengan peraturan kepegawaian yang berlaku. Satu hal yang sangat mendasar bahwa selama ini terjadi perbedaan data antara BKN dengan para Stakeholder, padahal objek dari operasionalnya adalah satu yaitu PNS, yang berakibat pemborosan anggaran, seperti duplikasi data karena masing-masing instansi memilki data kepegawaian yang semestinya dapat dihindari apabila setiap instansi ataupun Pemerintah daerah terintegrasi dalam satu sistem informasi kepegawain nasional .
I.2. Maksud dan Tujuan
Untuk mengatasi permasalahan diatas, terutama untuk menghasilkan data PNS yang akurat dan lengkap, BKN khususnya Deputi INKA saat ini sudah membuat Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian, yang khusus untuk memenuhi kebutuhan pelayanan BKN di bidang kepegawaian secara transparan dan objektif. Sistem ini selain menyajikan informasi yang terkait dengan kepegawaian, juga untuk meningkatkan pelayanan di bidang mutasi kepegawaian, seperti untuk kenaikan pangkat, penetapan NIP, pindah wilayah kerja, peningkatan pendidikan dan status PNS, pensiun serta mutasi lainnya. Dengan sistem ini pelayanan diharapkan akan lebih cepat, transparan, dan efisien
Dengan sistem ini nota pertimbangan Kenaikan Pangkat diharapkan akan dapat selesai tepat waktu sesuai dengan TMT KP PNS yang bersangkutan. Disamping untuk mempersingkat waktu penyelesaian nota pertimbangan Kenaikan Pangkat, sistem ini ditujukan pula untuk mengindari kesalahan duplikasi dalam penetapan nota pertimbangan itu sendiri. PNS yang sudah ditetapkan nota pertimbangan Kenaikan Pangkat secara otomatis masuk dalam database PNS KP. Aplikasi ini juga dibuat untuk menghindari kesalahan ketik dengan system manual yang selama ini sering terjadi, karena data dasar lansung diambil dari database
I.3. Ruang Lingkup
Buku ini berisikan petunjuk penggunaan modul Kenaikan Pangkat Golongan IV/B Kebawah dan IV/C Keatas. Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian modul Kenaikan Pangkat ini dibatasi hanya untuk memproses data PNS yang akan mengalami Kenaikan Pangkat, dengan jenis KP Reguler, dan KP Pilihan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian modul Kenaikan Pangkat ini secara umum meliputi proses – proses sebagai berikut :
1. Proses Data PNS yang akan KP untuk Golongan 4B ke Bawah
a. Proses KP Reguler Golongan 4B ke Bawah
b. Proses KP Pilihan Golongan 4B ke Bawah
2. Proses Data PNS yang akan KP untuk Golongan 4C ke Atas
a. Proses KP Pilihan Golongan 4C ke Atas
II. Persiapan Kebutuhan Implementasi Aplikasi
II.1. Dokumen yang diperlukan untuk perekaman data PNS yang akan KP
a. Usulan KP dari Instansi
b. Berkas pendukung lain yang menjadi persyaratan untuk naik pangkat
c. Sudah mengisi PUPNS
II.2. Istilah
a. Perekaman :
adalah kegiatan pemindahan data dari formulir/berkas yang telah di proses secara manual ke media penyimpanan komputer.
b. Petugas Data Entry :
Orang yang melakukan proses perekaman atau biasa disebut operator.
III. Petunjuk Operasional
Aplikasi SAPK BKD Online modul Kenaikan Pangkat merupakan form isian yang berfungsi sebagai media untuk dan proses untuk memasukan, melihat, meng-edit/ubah, menyimpan dan mencetak data KP. Selain itu, ada juga proses pencarian kode-kode dari elemen data yang terkait, misalnya dengan tersedianya fasilitas untuk melakukan pencarian kode dan nama instansi, yang nantinya akan ditunjukkan pada contoh. Dan bilamana ada kekeliruan pengisian elemen data saat menjalankan Sistim ini, akan muncul pesan kesalahan, demikian juga untuk proses yang berkelanjutan akan muncul pesan validasi yang memberikan pilihan, ini juga akan terlihat dalam ilustrasi Gambar yang ada.
III.1. Mekanisme Kerja Login Masuk Aplikasi SAPK modul KP
| <> |
a. Login adalah Identitas dari nama pengguna yang harus mencerminkan nama operator data entry
b. Password adalah kata sandi dari nama pengguna untuk mengontrol kebenaran Nama Pengguna.
c. Nama adalah jenis hak wilayah ( BKD/BKN ) yang dimiliki user.
Masukkan Nama Pengguna yang diberikan administrator pada kotak isian Login , dan masukkan Kata Sandi pada kotak isian Password, jika sudah benar tekan tombol OK untuk melanjutkan atau tekan Tombol Keluar Aplikasi untuk keluar dari aplikasi SAPK. Jika klik OK dan password salah maka akan tampil pesan “ Login Anda Salah “. Klik tombol OK, untuk mengulangi pengisian login masuk ke dalam aplikasi.
Jagalah Nama Pengguna dan Kata Sandi yang diberikan Administrator sebaik-baiknya agar tidak diketahui orang lain, karena Nama Pengguna tersebut akan bertanggung jawab sepenuhnya terhadap isian data yang di entri.
Jika login anda berhasil,maka layar akan menampilkan form berikut ini (gambar 2):
Gambar 2 | <>
III.2. Mekanisme Proses Usulan KP Reguler / Pilihan Golongan 4B ke Bawah pada BKD Tk II
Pada contoh sekarang, kita akan memproses data PNS yang KP dengan jenis KP reguler, yaitu PNS yang dalam pangkat terakhir sekurang-kurangnya telah 4 tahun, dan DP3 dalam 2 tahun terakhir bernilai baik, yang tidak menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu. Untuk hak user di tingkat BKD Tk. II dalam hal ini adalah Kab. Wajo, sesuai contoh pada Loginmasuk aplikasi.
1. Dari menu utama kita pilih menu Proses Kenaikan Pangkat, maka akan tampil tampilan berikut ini
Gambar 3 | <>
2. Pada form sub menu KP ada tiga pilihan tombol yaitu :
a. Tombol Proses KP 4B Kebawah
b. Tombol Proses KP 4C Kebawah
c. Tombol Keluar
3. Jika kita menekan tombol proses KP 4B Kebawah, maka akan tampil form berikut seperti pada Gambar 4. Dalam sub form KP 4B Kebawah ada beberapa tombol yang aktif , yaitu:
a. Cetak Listing KP Reguler
b. Proses KP IV/B Kebawah
c. CetakNominatif Usul KP
d. Cek Status Proses KP
Gambar 4 | <>
4. Untuk BKD Tk II, diberi hak untuk melakukan pencetakan Listing KP. Dari deretan tombol di sebelah kiri layar ktia pilih tombol Cetak Listing KP Reguler.
5. Maka akan tampil form seperti dalam gambar 5.
6. Masukkan periode Bulan yang dibatasi hanya untuk bulan April dan Oktober dengan format dua digit angka misalnya April diisi ‘04’ dan Masukkan Tahun KP dengan format 4 digit angka misalnya ‘2008’
Gambar 5 | <>
7. Selanjutnya tekan tombol Lihat Data, jika data ada maka akan tampil listing pada jendela listing seperti Gambar 7.
8. Jika data tidak ada, maka akan tampil pesan ‘data tidak ada’, jika anda ragu hubungi petugas Administrator.
Gambar 6 | <>
9. Listing yang tampil bisa anda cetak ke printer, dengan menekan tombol Cetak, tunggu beberapa saat, maka akan muncul file dengan format excel seperti Gambar 9, dan pada layar akantampil pesan “ Jumlah data = 999 dan jumlah halaman = 999’
Gambar 7 | <>
Gambar 8 | <>
Gambar 9 | <>
10. Selanjutnya adalah memproses usulan KP, baik regular maupun pilihan masih untuk golongan ruang IV/b kebawah.
11. Dari sub menu Cetak Listing Reguler, kita pilih tombol Keluar, Selanjutnya dari menu utam KP IV/b kebawah kita pilih sub menu Proses KP IV/B Kebawah, dimana pada sub menu ini ada beberapa proses yang bisa kita lakukan, yaitu :
· Entri Usul
· Penomoran Usul KP
· Cetak Usul KP
· Cetak Lampiran Usul KP ( proses dilanjutkan di BKN )
· Penomoran SK KP ( proses dijalankan setelah NP diproses BKN )
· Cetak Petikan SK KP
· Cetak Lampiran SK KP
12. Dan usulan diproses berdasarkan golongan ruang, dengan ketentuan sebagai berikut:
· Usulan KP Reguler / Pilihan Golru III/c kebawah dikirim ke Kanreg BKN
· Usulan KP Reguler / Pilihan III/d dan IV/a dikirim ke BKD terlebih dahulu sebelum ke Kanreg BKN.
13. Setelah kita memilih tombol proses KP IV/B Kebawah akan tampil form seperti Gambar 18
14. Ada
1. | <>Kode Instansi | <>: Telah terisi sesuai dengan hak login masuk aplikasi | <>
2. | <>Periode KP | <>: Masukkan dengan memilih dari daftar yang ada dengan menekan tombol pilihan periode KP 6 | <>
3. | <>Jenis KP | <>: Masukkan kode jenis KP atau dengan menekan tombol pilihan jenis KP … kita pilih kode 101 untuk KP Regular | <>
4. | <>Proses KP | <>Masukkan jenis proses KP sesuai urutan proses, yang dimulai dari Entri Usul, dengan menekan tombol pilihan proses 6. | <>
5. Jika kita memilih Proses KP Entri Usul dengan jenis KP Reguler maka tombol Listing Data akan aktif
6. Sedangkan jika kita pilih Proses KP Entri Usul dengan jenis KP selain KP regular, maka tombol Listing Data akan menghilang.
7. Namun proses Entri Usul untuk Reguler maupun non regular sama saja, bedanya untuk Entri Usul KP regular datanya diambil dari listing yang telah ada, seperti tampak dalam gambar 11.
Gambar 10a | <>
Gambar 10 | <>
Gambar 11 | <>
8. Setelah tombol Entri usul kita pilih maka akan tampil form isian entri usul KP seperti Gambar 12.
9. Untuk jenis KP regular item NIP secara otomatis akan terisi sesuai dengan pilihan kita pada listing entri usul KP regular ( gambar 11) Sedangkan untuk jenis KP non regular, maka kita harus memasukkan NIP terlebih dahulu pada kolom isian NIP.
10. Selanjutnya kita pilih tombol Lihat untuk menampilkan data yang NIPnya telah kita tentukan. Jika data tidak ada maka akan tampil pesan ‘data tidak ada’, anda bisa menghubungi Administrator untuk tindak lanjut berkas yang ada.
Gambar 12 | <>
11. Jika data ada, maka semua field akan terisi kecuali pada bagian Kantor Bayar dan seterusnya. Lakukan pengisian sesuai yang tercantum pada berkas pendukung. Anda bisa memanfaatkan bantuan table Bantu untuk mengisi kode Kantor Bayar
12. Dan isian yang berikutnya adalah memasukkan NIP atasan, lalu tekan tombol Lihat. Jika data atasan ada maka data akan tampil, jika data atasan tidak ada maka hubungi petugas Administrator. Dan tekan tombol Batal.
13. Jika semua isian telah terisi dengan benar, tekan tombol Simpan. Jika data pendukung tidak sesuai dengan data yang tampil pada form tekan tombol batal dan tombol Keluar. Hubungi Administrator.
Gambar 13 | <>
14. Jika anda lupa mengerjakan entri usul untuk data yang telah disimpan akan tampil pesan ‘Data sudah dientri, apakah akan ditampilkan?.’ Pilih Yes, jika anda ingin mengecek kembali data entri usul KP, atau No jika anda ingin melewatkan proses lihat data entri usul ini.
15. Untuk data yang berhasil di Simpan, langkah selanjutnya adalah melanjutkan proses penomoran usul KP Gambar 16.
Gambar 14 | <>
Gambar 16 | <>
16. Setelah kita mengisi data atasan, kita akan melanjutkan ke penomoran usul
17. Kita abaikan pilihan yang lain kita langsung pilih tombol LIhat data dibagian kiri bawah jika data penomoran pernah dibuat. Jika belum ada maka pilih tombol cek Tabel Usul, maka no usul akan di buat by system.
Gambar 17 | <>
18. Setelah proses penomoran usul KP selesai dan tampil pesan ‘Proses Penomoran Selesai’, Langkah selanjutnya adalah melakukan pencetakan usul KP ke printer.
Gambar 27 | <>
Gambar 28 | <>
19. Dari pilihan jenis proses,
· Pilih proses cetak usul KP,
· Lalu tekan tombol Lihat Listing
· Jika data yang akan di cetak usul KP-nya tidak ada, maka cek kembai proses penomoran usul KPnya
· Jika data ada maka data akan tampil pada jendela listing data
· Pilih tombol Cetak Usul KP. Tunggu beberapa saat, jika system sudah selesai menjalankan proses cetak usul KP, maka akan muncul pesan pada form ‘Cetak usul KP selesai’. Selain itu akan tampil file berextension *.doc, yang diawali dengan munculnya pesan seperti pada gambar 31, dan pilih option Yes, untuk melanjutkan pencetakan usul KP ke layer seperti tampak pada Gambar 32. Dan anda dapat mencetak lay out cetak usul KP yang tampil dalam format msword ke printer dan menyimpannya ke harddisk.
Gambar 30 | <>
Gambar 31 | <>
Gambar 32 | <>
20. Setelah kita melakukan proses pencetakan usul KP, kita lanjutkan dengan melakukan proses Cetak Lampiran Usul KP.
21. Jika proses cetak lampiran Usul KP Selesai, akan tampil pesan ‘Cetak Lampiran Usul KP selesai’.
22. Lay out cetakan lampiran akan ditampilkan dalam file dengan format ms excel, seperti dalam Gambar 36.
Gambar 35 | <>
Gambar 36 | <>
23. Sampai disini proses akan dilanjutkan sesuai golongan ruang seperti telah dijelaskan pada halaman 11, yaitu
a. Usulan KP Reguler / Pilihan Golru III/c kebawah dikirim ke Kanreg BKN
b. Usulan KP Reguler / Pilihan III/d dan IV/a dikirim ke BKD terlebih dahulu sebelum ke Kanreg BKN.
24. Namun kita asumsikan disini data usulan telah seluruhnya di kirim ke BKN, baik usulan dari BKD Tk.II maupun BKD Tk.Propinsi.
III.3. Mekanisme Proses Penetapan NP Usulan KP dari BKD di Kanreg BKN
Dalam petunjuk operasional SAPK BKD Online ini sebetulnya telah dilakukan pengelompokkan berdasarkan kewenangan masing-masing pengguna, namun dalam pelatihan SAPK BKD Online ini, proses yang berkesinambungan antara proses yang dijalankan antara BKD dengan Kanreg BKN sengaja disatukan untuk memudahkan peserta pelatihan dalam memahami alur proses data yang berjalan sejak awal hingga akhir.
- Kita melanjutkan proses usulan data KP dari BKD Tk. II untuk golongan ruang IV/B kebawah untuk jenis KP regular maupun non regular
- Di sini user yang bekerja adalah Kantor Regional BKN, maka login masuknya-pun disesuaikan dengan login masuk Kantor Regional. Dalam ilustrasi kita menggunakan contoh Kanreg IV BKN Makassar, untuk menyesuaikan dengan contoh sebelumnya, yaitu BKD Wajo yang berada di wilayah Kanreg IV Makassar.
Gambar 37 | <>
- Prinsip pengisian login masih tetap sama dengan yang telah diterangkan sebelumnya di awal. Jika pengisian login berhasil maka akan tampil form seperti pada Gambar 38.
Gambar 38 | <>
- Sampai disini tampilan form menu utama masih tetap sama, kita pilih tombol ‘Proses Kenaikan Pangkat ( KP )’, maka akan tampil form Sub Menu KP, seperti pada Gambar 39, kita pilih tombol Proses KP 4b kebawah
Gambar 39 | <>
Gambar 40 | <>
- Maka akan tampil form seperti pada Gambar 40 diatas. Tampak dalam ilustrasi diatas, anda mungkin bertanya-tanya, apakah Kanreg BKN tidak mempunyai hak untuk tombol-tombol menu yang disable/tidak aktif?. Jadi begini, login tersebut adalah login yang diberikan khusus kepada Kanreg BKN untuk memproses data usulan KP dari BKD, tentunya Kanreg memiliki login tersendiri untuk memproses data kepegawaian di lingkungan Kanreg BKN yang akan dibuatkan oleh Administrator sesuai kewenangan pengguna di lingkungan Kanreg BKN.
Gambar 41 | <>Gambar 42 | <>
- Kembali ke proses KP, melanjutkan proses KP di BKD dimana proses terakhir adalah cetak lampiran usulan KP, maka BKN melakukan proses pengecekan Usul KP yang telah masuk ke BKN.
- Dari toolbar menu di sebelah kiri layar, kita pilih tombol menu ‘cek usul masuk’, maka form akan menampilkan form pengecekan usuk kp masuk seperti pada gambar 42
Gambar 43 | <>
- Pilih periode KP, lalu tekan tombol Lihat Instansi, jika data untuk periode KP tersebut tidak ada maka akan tampil pesan ‘ data tidak ada’, jika data usul kp untuk periode tersebut ada maka pada jendela listing data akan tampil daftar instansi.
- Tekan tombol Keluar untuk melanjutkan proses penomoran dan cetak agenda, anda juga melanjutkan dengan memilih instansi yang akan di proses usul kpnya lalu klik 2x pada instansi tersebut.
- Jika anda keluar dan memilih tombol menu penomoran dan cetak agenda usul KP maka form akan tampil seperti Gambar 43
- Selanjutnya masukkan Periode KP, Kode Instansi, gunakan table Bantu dengan menekan tombol F1 untuk mencari kode instansi, dan masukkan jenis KP.
- Setelah ketiga item tersebut terisi, kita pilih jenis proses, disini hanya ada dua proses apakah anda inigin melakukan penomoran agenda usul kp atau melakukan pencetakan agenda usul kp.
- Pertama-tama kita pilih proses penomoran agenda, lalu pilih tombol lihat usul masuk, jika data ada, maka jendela listing akan menampilkan daftar nomor usul kp yang telah masuk. Gambar 44
- Pilih nomor usul yang masuk, lalu tekan tombol Penomoran agenda, maka sisem akan menjalankan proses penomoran agenda by system.
Gambar 44 | <>Gambar 45 | <>
- Jika penomoran agenda usul kp selesai akan tampil pesan ‘ Proses Penomoran Agenda Selesai’
Gambar 46 | <>
- Dilanjutkan dengan memilih jenis proses KP ‘pencetakan Nomor agenda’, lalu pilih tombol Lihat Nomor Usul, pilih nomor usul yang akan dicetak nomor agendanya, selanjutnya pilih pencetakan nomor agenda.
Gambar 47 | <>Gambar 48 | <>
- Maka akan tampil lay out pencetakan nomor agenda dengan format ms excel. Seperti Gambar 49. Dan pada form akan tampil pesan Cetak agenda selesai (Gambar 50), pilih tombol OK untuk menutup pesan.
Gambar 49 | <>Gambar 50 | <>
- Setelah proses penomoran dan pencetakan Agenda usul kp masuk selesai, tugas BKN selanjutnya adalah membuat Nota Pertimbangan KP. Dari sub menu penomoran dan pencetakan agenda, kita pilih tombol keluar untuk kembali ke menu utama KP 4b kebawah hak user BKN.
Gambar 51 | <>Gambar 52 | <>
- Dari toolbar tombol disebelah kiri kita pilih tombol menu Pengecekan usul Kp dan pemberian NP, maka akan tampil form seperti pada gambar 51, kita tentukan item-item berikut :
1. | <>Masukkan Kode Periode KP | <>Dengan format : xx bulan xxxx tahun Bulan dibatasi April dan Oktober Misalnya : 04 – 2009 | <>
2. | <>Masukkan Kode Instansi | <>Dengan format 4 digit angka, gunakan table Bantu dengan menekan tombol F1. | <>
3. | <>Pilih Kriteria Pengecekan | <>¤ Berdasarkan usul masuk atau ¤ Berdasarkan NIP | <>
- Lalu tekan tombol Lihat, jika data usulan ada maka akan tampil pada jendela listing di sebelah kiri. Seperti pada gambar 53
- Klik 2x pada usulan yang tampil, maka pada jendela listing disebelah kanan akan tampil data PNS perNIP yang telah diusulkan sesuai dengan usulan dan berdasarkan nomor agenda yang telah dibuat oleh BKN sebelumnya.
- Perhatikan baik-baik gambar 54, pada jendela listing sebelah kanan, pada kolom ket ( keterangan ) disitu tertulis AGD, yang artinya status data baru sampai tahap diagendakan, belum di acc NP Kp-nya.
Gambar 53 | <>Gambar 54 | <>
- Klik 2x pada data yang akan kita periksa kelengkapan dan kebenaran berkasnya, sebelum ditetapkan NP-nya. Maka pada jendela sebelah kiri bawah akan muncul nama dan NIP sesuai dengan yang telah kita pilih dari jendela listing sebelah kanan. ( Gambar 55 )
- Setelah petugas bagian pengecekan kelengkapan dan kebenaran berkas memeriksa berkas pendukung usulan KP dan memberikan keterangan status berkas, apakah ACC/BTL/TMS maka anda pilih salah satu kriteria status berkas dengan mengklik tanda ¨ sehingga berubah menjadi þ, sesuai keterangan yang tercantum pada berkas yang telah diperiksa.
Gambar 55 | <>Gambar 56 | <>
- Setelah status berkas ditentukan, apakah ACC/BTL/TMS, maka tekan tombol Simpan pada jendela sebelah kanan
Gambar 57 | <>Gambar 58 | <>
- Perhatikan pada jendela listing di sebelah kanan, Pegawai yang telah di ACC/BTL/TMS usulan KP-nya akan berubah keteranga statusnya, yang semula AGD menjadi ACC jika ACC dst.
- Jika BTL/TMS, berkas dikembalikan ke bagian permasalahan untuk diproses lebih lanjut.
- Jika ACC, lakukan proses penomoran NP, dengan menekan tombol ‘Penomoran Nota Pertimbangan’. System akan memproses penomoran secara otomatis. Jika telah selesai akan tampil pesan ‘data sudah diberikan nomor NP’. Seperti pada Gambar 59.
Gambar 59 | <>Gambar 60 | <>
- Sampai disini, BKN melanjutkan tugasnya dengan melakukan pencetakan Nominatif dan NP Teknis KP. Dari menu Penomoran Agenda pilih tombol keluar.
- Dari toolbar menu utama pilih tombol menu ‘Pencetakan Nominatif dan NP Teknis KP’, maka akan tampil form seperti pada Gamabr 61.
- Anda harus mengisi bulan dan tahun periode KP serta Kode Instansi dan jenis KP, lalu pilih tombol Lihat Nomor Usul, jika ada maka pada jendela listing tampil data/daftar nomor usul yang telah diberi penomoran NPnya.
Gambar 61 | <>Gambar 62 | <>
- Pilih Nomor usul yang akan dicetak nominatifnya, maka pada kolom Nomor Usul, tanggal usul dan jumlah akan otomatis terisi, sesuai dengan jumlah yang telah kita beri nomor NP sebelumnya, untuk usul KP yang di ACC tentunya.
- Selanjutnya anda pilih tombol Pencetakan Nominatif, tunggu beberapa saat, setelah tampil pesan ‘Cetak Nominatif Selesai’. Akan tampil layout cetakan nominatif dalam format msexcell seperti pada Gambar 63
Gambar 63 | <>
- Tugas BKN yang terakhir, adalah mencetak NP KP, setelah pencetakan Nominatif dilakukan, pilih tombol Pencetakan Nomor Persetujuan, tunggu beberapa saat, setelah selesai akan tampil pesan ‘Cetak Nota Persetujuan Selesai’ seperti tampak pada Gambar 64. Dan layout cetakan NP KP akan tampil dalam format msword seperti pada Gambar 65.
Gambar 64 | <>
Gambar 65 | <>
- Faslitas lain yang diberikan kepada user Kanreg BKN, adalah perubahan status , proses, yang dgunakan jika harus mengulang proses yang telah lewat karena satu dan lain hal. Dari menu toolbar, pilih tombol menu cek status proses KP. Maka akan tampil form seperti pada Gambar 66.
- Masukkan NIP yang akan dicek/diubah status prosesnya, lalu tekan tombol Lihat data, maka data akan tampil jika ada, yaitu pada kolom Nama dan kolom status proses KP.
- Jika anda ingin merubah status proses KP tekan tombol 6 pada kolom pilih perubahan status. Tentukan status proses KP yang ingin di rubah untuk data pegawai tersebut. Misalnya yang semula BTL ingin dirubah menjadi ACC, anda kembalikan proses status proses sebelumnya.
Gambar 66 | <>Gambar 67 | <>
- Sampai disini proses kegiatan pengolahan data usul KP menjadi NP dari BKD ke BKN telah selesai, proses dilanjutkan di BKD untuk data yang ACC.
III.4. Mekanisme Penetapan SK KP pada BKD Tk II
1. Kita melanjutkan proses di BKD Tk. II untuk golongan ruang IV/B kebawah untuk jenis KP regular maupun non regular
2. Setelah NP selesai diproses oleh Kanreg BKN, tinggal BKD menetapkan SK KP PNS yang telah di ACC.
3. Kembali anda masuk login sebagai BKD TK II dalam hal ini sebagai contoh adalah Kab.Wajo
Gambar 68 | <>
Gambar 69 | <>Gambar 70 | <>
4. Setelah memasuki menu utama SAPK BKD Online kita akan memilih proses Kenaikan Pangkat ( KP ), selanjutnya pada form Modul Kenaikan Pangkat , pilih Proses KP 4B Kebawah
5. Pada tampilan gambar 71, yaitu menu KP 4b kebawah kita pilih tombol menu proses KP 4B kebawah.
Gambar 71 | <>
6. Maka tampilan form akan tampak seperti Gambar 72, setelah periode KP dan jenis KP, pilih jenis proses penomoran SK KP, lalu pilih tombol lihat listing. Jika data ada maka data akan tampil pada jendela listing. Selanjutnya pilih tombol Penomoran SK KP, tunggu beberapa saat, jika proses penomoran selesai akan tampil pesan ‘proses penomoran selesai’. Seperti pada Gambar 74
Gambar 72 | <>Gambar 73 | <>
Gambar 74 | <>
7. Dilanjutkan dengan melakukan proses pencetakan SK KP. Kita pilih proses cetak SK KP dari kolom jenis proses KP, lalu kita pilih tombol Lihat listing, jika data ada, kita pilih tombol Cetak SK KP dibagian bawah.
8. Jika proses cetak SK KP selesai maka akan tampil pesan ‘Cetak SKKP Selesai’, seperti pada gambar 76 dan akan tampil layout dalam format msword seperti pada gambar 77
Gambar 75 | <>Gambar 76 | <>
9. Dilanjutkan dengan melakukan proses cetak petikan SKKP, langkah-langkahnya sama dengan pemilihan proses yang lain, jangan lupa untuk memilih tombol Lihat Listing setipa kali berganti jenis proses. Plih tombol Cetak Petikan SK KP, jika telah selesai maka akan tampil pesan cetak petikan SK KP selesai seperti pada gambar 78. Dan akan tampil layout cetakan dengan format msword seperti pada gambar 79.
Gambar 77 | <>
Gambar 78 | <>
10. Setelah proses pencetakan petikan dilakukan, dilanjutkan dengan melakukan proses pencetakan lampiran SK KP. Seperti pada gambar 80.
Gambar 79 | <>
Gambar 80 | <>Gambar 81 | <>
11. Selanjutnya anda melakukan pencetakan Nominatif usul KP, dari toolbar menu di sebelah kiri, tentunya setelah anda keluar dari form proses KP 4b kebawah pada gambar 81. Dari toolbar menu anda pilih tombol menu Cetak Nominatif usul KP, maka akan tampil form seperti pada gambar 82.
12. Masukkan bulan dan tahun periode KP, lalu pilih tombol Lihat, jika data ada, maka pada jendela listing akan tampil listing Nominatif No. Usul pada tab Nominatif usul.
13. Jika anda pilih salah satu nomor usul dengan klik 2x pada nomor usul, maka tab akan berpindah ke Data PNS, untuk menampilkan Data/daftar PNS yang ada dalam nomor usul tersebut.Pilih tombol Cetak untuk melakukan pencetakan Nominatif Nomor Usul.
Gambar 82 | <>Gambar 83 | <>
Gambar 83 | <>Gambar 84 | <>
14. Jika proses pencetakan Nominatif selesai, maka akan tampil pesan seperti pada gambar 84, yaitu cetak nominatif usul KP selesai. Lalu pilih tombol OK untuk melanjutkan proses lainnya. Dan akan tampil lay out cetakan nominative dalam format msexcel seperti pada gambar 85.
Gambar 85 | <>
Sampai disini selesai sudah petunjuk proses penetapan SK sejak dari usulan KP, sampai menjadi produk SK KP.
- Dan Seperti halnya hak pada Kanreg BKN, yang memperbolehkan adanya perubahan status proses KP, pada BKD TK II juga diperbolehkan melakukan perubahan status dengan memilih menu cek status proses KP. Maka akan tampil form seperti pada Gambar 86.
- Masukkan NIP yang akan dicek/diubah status prosesnya, lalu tekan tombol Lihat data, maka data akan tampil jika ada, yaitu pada kolom Nama dan kolom status proses KP.
- Jika anda ingin merubah status proses KP tekan tombol 6 pada kolom pilih perubahan status. Tentukan status proses KP yang ingin di rubah untuk data pegawai tersebut.
Demikian petunjuk singkat pengoperasian aplikasi SAPK BKD Online modul KP 4B kebawah ini. Yang secara khusus berlaku untuk semua instansi, dan secara khusus untuk BKD Tk II.
Kami sadar, bahwa petunjuk operasional ini masih sangat jauh dari sempurna, kami akan berusaha terus menyempurnakan petunjuk operasional ini, untuk itu kami mohon kritik dan saran yang membangun demi terciptanya aplikasi SAPK BKD Online yang mendekati sempurna.
Selamat bekerja
Tidak ada komentar:
Posting Komentar